Matrice des interfaces entre lots Excel

Ce que ce tableau aide à suivre

• Identifier les interfaces auxquelles aucun Responsable interface n’est affecté.
• Prioriser les points bloqués, en retard ou proches de leur Date requise.
• Repérer les identifiants en doublon, les champs manquants et les codes de lot inconnus.
• Préparer une revue périodique à partir des effectifs par alerte et du Taux clôturé.

Contenu du classeur

Commencer à l’utiliser

1. Régler la date de référence

Dans Paramètres, renseignez Date d’analyse puis Horizon d’alerte (jours). Utilisez les cellules jaunes prévues à cet effet. La date doit être comprise entre le 01/01/2020 et le 31/12/2035, et l’horizon entre 0 et 365 jours.

2. Préparer la liste des lots

Dans Lots, vérifiez chaque Code lot et son Libellé lot. Les codes doivent être uniques et renseignés à la suite à partir de la ligne 2 afin d’alimenter correctement les listes de Lot donneur et Lot receveur.

3. Renseigner chaque interface

Dans Interfaces, commencez par ID interface, Lot donneur et Lot receveur. Complétez ensuite Point de raccordement, Condition de passage, Livrable attendu, Responsable interface, Date requise, Criticité et Statut. Date de clôture ne s’utilise qu’avec le statut Clôturée ; Commentaire reste un champ de suivi. Remplacez les données fictives uniquement dans les colonnes A à L.

4. Contrôler les résultats calculés

Préservez les colonnes M à R, qui contiennent les formules. Vérifiez Libellé donneur, Libellé receveur, Jours avant échéance, Champs manquants, Contrôle ID et Alerte, puis consultez Synthèse avant la revue.

Contenu des quatre feuilles

Le classeur sépare les données à saisir, les référentiels et la lecture de revue :

• Synthèse présente Total actif, Sans propriétaire, Incomplètes, Bloquées, En retard, À traiter, À venir et Taux clôturé, ainsi que les effectifs par Alerte.
• Interfaces rassemble les champs de coordination de A à L et les résultats calculés de M à R. Les lignes 2 à 201 constituent la capacité prévue.
• Lots relie chaque Code lot à un Libellé lot utilisé par les recherches automatiques.
• Paramètres contient Date d’analyse, Horizon d’alerte (jours), les trois Criticités et les cinq Statuts autorisés.

Les premières interfaces sont des données de démonstration fictives. Elles montrent la structure attendue mais doivent être remplacées par vos propres saisies avant toute revue de chantier.

Calcul des libellés, contrôles et alertes

Libellé donneur et Libellé receveur utilisent une recherche du type =IF($A2="","",IFERROR(VLOOKUP($B2,'Lots'!$A$2:$B$101,2,FALSE),"LOT INCONNU")). Si ID interface est vide, le résultat reste vide. Si l’identifiant existe mais que le Code lot n’est pas trouvé, IFERROR renvoie LOT INCONNU.

Jours avant échéance soustrait Date d’analyse à Date requise. Le résultat reste vide si ID interface ou Date requise manque. Champs manquants compte les cellules vides de Lot donneur à Statut, soit les champs B à J. Son IFERROR renvoie 0 en cas d’erreur de calcul : un zéro suppose donc aussi que la formule n’a pas été altérée.

Contrôle ID applique COUNTIF pour signaler les doublons. Alerte suit ensuite un ordre exclusif : DOUBLON, SANS PROPRIÉTAIRE, INCOMPLÈTE, BLOQUÉE, OK, EN RETARD, À TRAITER puis À VENIR. L’indicateur Sans propriétaire compte directement les cellules vides de Responsable interface ; il peut donc différer de l’effectif SANS PROPRIÉTAIRE lorsqu’une même ligne est d’abord classée DOUBLON.

Le Taux clôturé repose sur COUNTIFS et COUNTIF selon le principe IFERROR(COUNTIFS(...)/COUNTIF(...),0). Un registre sans ID affiche ainsi 0 %, ce qui signifie qu’aucune base de calcul n’est disponible et non qu’une performance a été mesurée. Total actif compte tous les ID interface non vides, y compris ceux dont le Statut est Clôturée.

Cas pratique : interpréter une échéance dépassée

Exemple tiré des données fictives : pour IF-001, Date requise vaut 04/09/2026, Statut vaut En cours et Responsable interface est renseigné. La Date d’analyse enregistrée dans Paramètres est le 07/09/2026. En supposant que l’ID reste unique et que les champs B à J sont complets, Jours avant échéance calcule −3 et Alerte renvoie EN RETARD.

La lecture opérationnelle est la suivante : la date requise est dépassée de trois jours. La décision n’est pas de clôturer automatiquement la ligne, mais de la placer en priorité de revue, de vérifier le repérage mentionné dans Commentaire et de confirmer avec le responsable si le livrable attendu permet le passage du lot receveur.

Erreurs courantes et corrections sûres

• Symptôme : Libellé donneur ou Libellé receveur affiche LOT INCONNU. Cause plausible : le Code lot saisi n’existe pas exactement dans Lots. Vérification ou correction sûre : comparez le code caractère par caractère, puis corrigez la saisie ou ajoutez un code unique dans le référentiel. Effet attendu : le libellé correspondant remplace le message.
• Symptôme : Alerte affiche INCOMPLÈTE. Cause plausible : au moins un champ entre Lot donneur et Statut est vide. Vérification ou correction sûre : lisez le nombre indiqué dans Champs manquants et complétez les données vérifiées sans toucher aux colonnes calculées. Effet attendu : l’alerte est reclassée selon le Statut et la Date requise.
• Symptôme : Alerte affiche DOUBLON. Cause plausible : le même ID interface apparaît plusieurs fois. Vérification ou correction sûre : recherchez toutes ses occurrences, déterminez s’il s’agit du même point ou de deux interfaces distinctes, puis attribuez un ID unique lorsque nécessaire. Effet attendu : Contrôle ID se vide et la ligne retrouve sa catégorie normale.
• Symptôme : les alertes de délai ne correspondent plus à la date de la revue. Cause plausible : Date d’analyse n’a pas été actualisée. Vérification ou correction sûre : renseignez la date réelle de l’analyse dans Paramètres, sans remplacer la cellule par du texte. Effet attendu : Jours avant échéance, EN RETARD, À TRAITER et À VENIR sont recalculés.
• Symptôme : Date de clôture est refusée. Cause plausible : Statut n’est pas Clôturée, la date n’est pas reconnue, elle précède Date requise ou sort de la période autorisée. Vérification ou correction sûre : contrôlez les deux dates et le statut sans modifier la réalité constatée. Si une clôture réelle précède l’échéance, adaptez la validation dans une copie maîtrisée plutôt que de saisir une fausse date. Effet attendu : la saisie respecte la règle retenue et reste exploitable.

Comparaison avec une feuille vide ou une liste manuelle

Une feuille vide peut suffire pour noter quelques échanges ponctuels. La matrice devient plus adaptée lorsque les mêmes champs doivent être examinés à chaque revue et que les oublis de propriétaire, de date ou d’identifiant doivent être repérés de manière homogène.

Choisissez cette matrice pour une revue récurrente compatible avec son cadre et ses capacités. Préférez une feuille libre si vous ne suivez que quelques points isolés ou si votre processus exige des champs et des règles très différents.

Adapter les lots et les paramètres sans casser les calculs

Vous pouvez remplacer les valeurs de Lots par votre propre découpage, à condition de conserver des Code lot uniques et de les saisir sans ligne vide intermédiaire. Les listes de Lot donneur et Lot receveur sont construites à partir des cellules renseignées entre A2 et A101.

Date d’analyse et Horizon d’alerte (jours) sont les réglages prévus pour adapter la revue. Les valeurs de Criticité et de Statut alimentent également les listes, mais Bloquée et Clôturée sont utilisées textuellement dans les formules d’Alerte. Les renommer sans reprendre ces formules fausserait le classement.

Pour dépasser les lignes prévues, il ne suffit pas d’ajouter des cellules : il faut étendre la table, les formules, les validations et les plages de Synthèse. Effectuez cette modification dans une copie et contrôlez les comptages avant de remplacer le fichier de travail.

Capacités et limites à connaître

Le registre est dimensionné pour 200 interfaces et 100 codes de lot. Il ne contient aucun graphique et ne produit ni planning détaillé, ni dimensionnement, ni contrôle technique des solutions de raccordement.

Il s’agit d’un support de suivi périodique : la Date d’analyse doit être actualisée manuellement. Le classeur n’envoie pas de notification, ne se synchronise pas en temps réel et ne constitue ni un document contractuel, ni une validation technique, ni un avis de conformité.

La colonne Champs manquants contrôle B à J, mais pas Date de clôture. Une ligne complète portant le Statut Clôturée peut donc obtenir Alerte égale à OK selon la formule, tandis que la règle de saisie de Date de clôture impose séparément une date valide au moins égale à Date requise. Vérifiez toujours ces deux champs lors de la clôture.

Questions fréquentes