Ce classeur Excel de registre des hypothèses chantier consigne les prémisses utilisées pour planifier ou budgéter une opération. Il relie chaque hypothèse à sa source, à son responsable, à une date de revue, à son impact éventuel et à des données de coût.
Le classeur s’adresse à la personne qui prépare ou suit le chantier et doit distinguer ce qui reste à confirmer de ce qui a été confirmé, infirmé ou abandonné. Avant tout usage, il faut remplacer les données fictives, vérifier les paramètres et ne pas écraser les colonnes calculées.
Ce que ce tableau aide à suivre
- Centraliser chaque hypothèse avec sa source, son responsable, son échéance de revue et son impact si elle est infirmée.
- Repérer les revues échues, proches ou associées à une criticité forte avant la prochaine réunion de chantier.
- Comparer le montant prévu au montant confirmé lorsque les quantités et coûts unitaires sont disponibles.
- Préparer une lecture périodique par statut et par catégorie depuis la feuille Synthèse.
Contenu du classeur
Commencer à l’utiliser
1. Vérifiez les réglages avant la saisie
Lisez Instructions, puis contrôlez dans Paramètres le Délai d'alerte avant revue, le Retard critique de revue, les seuils d'écart, les bornes de dates et les listes de Catégories, Statuts, Criticité et Unités. Modifiez uniquement les cellules prévues à cet effet.
2. Remplacez les exemples dans Registre
Renseignez les cellules jaunes dans l'ordre suivant : Identifiant unique commençant par HYP-, Chantier, Hypothèse de travail, Catégorie, Source ou justification, Responsable fictif, Date de création et Revue prévue. Complétez ensuite Quantité prévue, Unité, Coût unitaire prévu, Impact si infirmée, Statut et Criticité. Dernière revue et Commentaire de revue sont à mettre à jour lors des revues ; Quantité confirmée et Coût unitaire confirmé sont à saisir lorsque ces données existent.
3. Conservez les colonnes calculées
Préservez M, P, Q, U et V, correspondant à Montant prévu, Montant confirmé, Écart budgétaire, Jours avant revue et Alerte. Les formules sont installées des lignes 4 à 103.
4. Contrôlez puis clôturez la revue
Vérifiez Alerte et Jours avant revue dans Registre, puis les indicateurs de Synthèse. Après décision, renseignez Dernière revue, ajustez Statut sur Confirmée, Infirmée ou Abandonnée et consignez la décision dans Commentaire de revue.
Contenu du registre et rôle de chaque feuille
Registre porte la saisie principale sur 100 lignes préparées, de la ligne 4 à la ligne 103. Les champs couvrent l'identification du chantier, l'énoncé de l'hypothèse, sa justification, son responsable, ses dates, sa valorisation, son statut, sa criticité et le commentaire de revue.
- Synthèse compte les hypothèses enregistrées, À confirmer, Confirmées, Infirmées et Abandonnées. Elle affiche aussi les revues échues ou proches, les données obligatoires manquantes, les hypothèses fortes ouvertes et le Montant prévu.
- Registre contient les saisies et les résultats calculés. Son filtre permet de cibler un Chantier, une Catégorie, un Statut, une Criticité ou une Alerte.
- Paramètres alimente les listes et fixe notamment les délais, seuils, bornes de dates et maxima de saisie.
- Instructions précise les colonnes à renseigner, les formules préparées et leur portée.
Les lignes d'exemple décrivent un chantier, des entreprises et des responsables fictifs. Elles servent à comprendre le remplissage et doivent être remplacées avant un suivi opérationnel.
Calculs budgétaires et traitement des champs vides
Montant prévu applique la formule IF(OR($A4="",$J4="",$L4=""),"",$J4*$L4) : la Quantité prévue est multipliée par le Coût unitaire prévu seulement si Identifiant et les deux valeurs sont présents. Montant confirmé suit le même principe avec Quantité confirmée et Coût unitaire confirmé. Écart budgétaire soustrait ensuite Montant prévu de Montant confirmé.
Par construction, les cellules vides restent vides lorsqu'une donnée nécessaire manque. Un montant absent ne signifie donc ni 0,00 € ni absence d'impact. Écart budgétaire reste également vide tant que les deux montants ne sont pas disponibles.
Jours avant revue compare Revue prévue à TODAY() uniquement lorsque Statut vaut À confirmer ; une valeur négative correspond à une date dépassée. Les divisions de taux utilisées dans la logique d'alerte sont protégées par IFERROR. Cette protection évite qu'une division impossible perturbe l'alerte, mais elle ne transforme pas une donnée absente en valeur confirmée : un taux non calculable ne doit pas être lu comme 0 %.
Lecture des échéances, statuts et alertes
La colonne Alerte contrôle d'abord les données obligatoires, puis les échéances de revue et les écarts valorisés. Une ligne sans Identifiant reste visuellement vide. Une ligne identifiée mais incomplète peut afficher Données manquantes ; une hypothèse À confirmer peut ensuite être signalée selon sa Revue prévue.
Les réglages fournis utilisent un Délai d'alerte avant revue de 7 jours et un Retard critique de revue de 14 jours. Les seuils affichés dans Paramètres sont de 10,0 % pour un écart relatif élevé et de 10 000,00 € pour un écart absolu majeur. Ils sont modifiables, mais toute modification doit être cohérente avec le rythme de revue du chantier.
La lecture dépend de la date du jour fournie par TODAY(). Le fichier ne transmet aucune notification : ouvrez-le, laissez les formules se recalculer, puis filtrez les alertes avant la revue périodique.
Cas pratique : une hypothèse de quantité infirmée
La ligne de démonstration HYP-003 suppose que 300 tonnes de granulats suffiront. Les saisies fictives sont Quantité prévue = 300, Unité = t et Coût unitaire prévu = 28,00 €. La formule calcule donc un Montant prévu de 8 400,00 €.
La même ligne contient ensuite Quantité confirmée = 330 et Coût unitaire confirmé = 31,00 €. Montant confirmé devient 10 230,00 €, puis Écart budgétaire produit un écart budgétaire de 1 830,00 € par le calcul 10 230,00 € − 8 400,00 €.
Le Statut saisi est Infirmée et l'Impact si infirmée indique qu'il faut prévoir des livraisons et un budget supplémentaires. L'interprétation opérationnelle est donc de revoir l'approvisionnement et le budget, et non de conserver la prémisse initiale. Ces nombres sont des données de démonstration fictives, pas un résultat de chantier réel.
Erreurs courantes et corrections sûres
- Symptôme : Alerte affiche Données manquantes. Cause plausible : un champ obligatoire tel que Source ou justification, Revue prévue, Statut ou Criticité est vide. Vérification ou correction sûre : contrôlez les cellules de saisie de la ligne sans modifier V, puis complétez la donnée à partir d'une source identifiable. Effet attendu : l'alerte est réévaluée au prochain calcul.
- Symptôme : Montant prévu, Montant confirmé ou Écart budgétaire reste vide. Cause plausible : Identifiant, quantité ou coût unitaire manque. Vérification ou correction sûre : contrôlez A, J et L pour le prévu, puis A, N et O pour le confirmé ; ne saisissez pas directement dans M, P ou Q. Effet attendu : les montants apparaissent dès que leurs entrées sont numériques et complètes.
- Symptôme : Revue prévue est refusée. Cause plausible : la date précède Date de création ou sort des bornes définies dans Paramètres. Vérification ou correction sûre : comparez G et H, puis les dates minimale et maximale, réglées initialement au 01/01/2024 et au 31/12/2029. Effet attendu : une date cohérente est acceptée et Jours avant revue peut être calculé.
- Symptôme : Identifiant est refusé ou deux lignes ne peuvent pas utiliser la même référence. Cause plausible : le préfixe HYP- manque ou la référence existe déjà. Vérification ou correction sûre : recherchez la valeur dans la colonne Identifiant et affectez une référence HYP- unique. Effet attendu : la validation accepte la saisie et la ligne entre dans le comptage de Synthèse.
- Symptôme : une échéance paraît décalée d'un jour ou ne s'affiche plus. Cause plausible : TODAY() a été recalculé à une autre date, ou Statut n'est plus À confirmer. Vérification ou correction sûre : contrôlez Revue prévue, Statut et la date système, puis recalculez le classeur. Effet attendu : Jours avant revue reflète l'état ouvert actuel ou reste vide pour une hypothèse clôturée.
Comparaison avec une feuille vide ou une liste manuelle
Le registre préparé convient lorsque les hypothèses doivent être relues périodiquement et reliées à des échéances ou à des montants. Une feuille vide offre davantage de liberté de conception, tandis qu'une liste manuelle peut suffire pour quelques points ponctuels sans calcul budgétaire.
| Critère | Registre Excel préparé | Feuille vide | Liste manuelle |
|---|---|---|---|
| Structure des données | 23 champs définis et 100 lignes préparées | Champs et organisation à concevoir | Rubriques choisies librement selon le besoin |
| Contrôles de saisie | Identifiant unique, listes, dates et limites numériques contrôlés sur les lignes 4 à 103 | Contrôles à créer et à tester | Contrôle dépendant de la relecture |
| Calculs | Montant prévu, Montant confirmé, Écart budgétaire et Jours avant revue calculés | Formules à construire selon le suivi voulu | Calculs réalisés séparément ou au cas par cas |
| Lecture périodique | Alertes, indicateurs de Synthèse et graphique par catégorie | Vue de synthèse à préparer | Lecture directe adaptée à un faible nombre de points |
| Adaptation | Listes et seuils modifiables, avec plages préparées à vérifier | Souplesse élevée avec davantage de préparation | Modification immédiate, mais historique et cohérence à organiser |
Choisissez ce fichier si vous avez besoin d'une trame commune, de revues datées et de calculs reproductibles. Préférez une feuille vide si votre processus exige des champs très différents, ou une liste manuelle pour une revue unique de quelques hypothèses sans valorisation.
Adaptations possibles et limites du fichier
Vous pouvez ajuster dans Paramètres les catégories, statuts, niveaux de criticité, unités, délais et seuils. Les listes reposent toutefois sur des plages fixes : Catégories utilise D4:D8, Statuts F4:F7 et Criticité H4:H6. Après une modification de structure, vérifiez les listes de Registre, les comptages de Synthèse et le graphique.
Les formules et validations sont préparées jusqu'à la ligne 103. L'ajout de lignes au-delà de cette plage demande d'étendre les formules, contrôles et références de synthèse. Travaillez sur une copie avant toute modification importante. La structure du classeur et la logique des calculs sont associées à Luc Martin ; le guide d'utilisation et la cohérence éditoriale à Claire Bernard.
Ce classeur reste un support de suivi périodique. Il ne comporte pas de macro, ne fonctionne pas en temps réel et n'envoie pas de notification. Il ne constitue ni un ERP, ni un document officiel, ni une certification, et ne garantit pas la conformité d'une décision de chantier. La qualité de la lecture dépend des sources renseignées, de la mise à jour des dates et de la revue des hypothèses par l'organisation qui l'utilise.
Questions fréquentes
Peut-on enregistrer plus de 100 hypothèses ?
Les lignes préparées vont de 4 à 103. Au-delà, les formules, validations, mises en forme et plages de Synthèse ne sont pas garanties par la structure existante. Pour étendre le registre, travaillez sur une copie, reproduisez les formules et validations, puis élargissez chaque plage de comptage et contrôlez le graphique.
Le classeur actualise-t-il seul les revues échues ?
TODAY() compare Revue prévue à la date du jour lors du recalcul du fichier. Cette actualisation dépend de l'ouverture et du moteur de calcul utilisé ; elle ne déclenche ni envoi, ni rappel externe. Vérifiez la date de lecture dans Synthèse avant chaque revue.
Une hypothèse doit-elle être saisie comme un risque ?
Non. Hypothèse de travail décrit une prémisse utilisée pour planifier ou budgéter et destinée à être confirmée ou infirmée. Un registre des risques traite plutôt des événements incertains avec une appréciation de leur probabilité et une réponse prévue, champs qui ne sont pas structurés ici.
Que faut-il renseigner après une revue ?
Mettez à jour Dernière revue, Statut et Commentaire de revue. Si la quantité et le coût ont été confirmés, renseignez aussi Quantité confirmée et Coût unitaire confirmé. Conservez dans Source ou justification une référence compréhensible vers l'élément ayant fondé la décision.
Peut-on modifier les catégories et les seuils ?
Oui, depuis Paramètres. Vérifiez toutefois que les nouvelles valeurs restent dans les plages utilisées par les validations et la Synthèse. Après modification, testez une ligne de Registre pour contrôler la liste proposée, l'alerte obtenue et le comptage par catégorie.
À propos des auteurs
Luc MartinStructure des classeurs et logique des calculs
Claire BernardGuides d’utilisation et cohérence éditoriale
