Ce classeur Excel tient le calendrier des livrables produits pendant l’exécution d’un chantier. Il aide la personne chargée du suivi documentaire à renseigner les auteurs, les destinataires, les échéances, les statuts et les relances.
Les lignes fournies sont des données de démonstration à remplacer. Les résultats dépendent de la Date d’analyse et des informations saisies : vérifiez notamment les identifiants, la version déclarée courante et les cellules signalées par le champ Contrôle.
Ce que ce tableau aide à suivre
- Repérer les livrables en retard à partir de leur échéance active et de la date d’analyse.
- Préparer les relances dues en tenant compte de l’anticipation et de la dernière relance saisie.
- Retrouver la version courante, sa date d’émission et son auteur depuis l’historique des versions.
- Comparer par Lot le nombre total de livrables, les retards, les relances dues et les éléments acceptés.
Contenu du classeur
Commencer à l’utiliser
1. Préparez une copie de travail
Conservez un exemplaire intact, puis remplacez les lignes fictives portant des identifiants DEMO. Modifiez uniquement les cellules jaune pâle prévues pour la saisie ; ne supprimez pas des lignes entières contenant des formules.
2. Réglez la feuille Paramètres
Renseignez d’abord Date d’analyse, Anticipation de relance, Fréquence après relance et Horizon « à venir ». Adaptez ensuite, si nécessaire, les listes Statuts, Priorités, Catégories, Lots et Oui / Non dans les emplacements prévus.
3. Enregistrez les livrables
Dans Livrables, affectez un Identifiant unique, puis renseignez Lot, Catégorie, Intitulé, Auteur prévu, Destinataire, Date attendue initiale et Statut. Complétez Date attendue révisée, Priorité et Dernière relance lorsque la situation le justifie.
4. Saisissez les émissions
Dans Versions, reprenez exactement l’Identifiant livrable. Renseignez Numéro d’émission, Version, Date d’émission, Auteur/émetteur et Objet de la modification. Indiquez Oui dans Version courante pour une seule émission du livrable et Non pour les précédentes.
5. Contrôlez avant la relance
Vérifiez Contrôle dans Livrables et Versions, puis consultez Synthèse. Confirmez qu’un Écart échéance (jours) négatif correspond bien à un retard actif et que la Prochaine relance calculée est atteinte avant de contacter l’auteur prévu.
Organisation des quatre feuilles
Le classeur répartit le suivi entre quatre feuilles liées :
- Synthèse affiche la Date d’analyse, les hypothèses de relance, le nombre de Livrables, les Retards, les Relances dues et le Taux accepté. Une répartition par Lot présente aussi Total, En retard, Relances dues et Acceptés.
- Livrables constitue le registre principal. Chaque ligne relie un Identifiant à son Lot, son Intitulé, ses auteurs, ses dates attendues, son Statut, sa Priorité et ses dates de relance.
- Versions conserve les émissions successives avec Version, Date d’émission, Auteur/émetteur, Objet de la modification et Version courante.
- Paramètres contient la Date d’analyse, les délais utilisés pour les relances et les listes proposées lors de la saisie.
Les lignes de démonstration illustrent la structure mais ne constituent pas des données de chantier réelles. Synthèse ne contient pas de graphique : les décisions se prennent à partir des compteurs et du tableau par Lot.
Calcul des échéances, relances et taux
Dans Livrables, Échéance active applique la logique IF(A2="","",IF(H2<>"",H2,G2)) : la Date attendue révisée remplace la Date attendue initiale lorsqu’elle est renseignée. Si Identifiant est vide, le résultat reste vide.
Écart échéance (jours) soustrait la Date d’analyse à l’Échéance active. Une valeur négative signale une échéance antérieure à l’analyse. Le calcul reste vide si l’identifiant ou l’échéance manque, ou si Statut vaut Accepté ou Annulé.
Prochaine relance part de l’échéance diminuée de l’Anticipation de relance. Si Dernière relance est renseignée, MAX compare cette date augmentée de la Fréquence après relance avec la première date de relance possible. Les statuts Accepté et Annulé produisent ici aussi une cellule vide et ne sont pas comptés parmi les relances dues.
Date version courante, Version courante et Auteur de la version utilisent XLOOKUP dans Versions. La formule est enveloppée dans IFERROR : une correspondance absente ou une erreur de recherche renvoie une cellule vide. Ce vide doit donc conduire à vérifier l’Identifiant livrable, la valeur Oui et le champ Contrôle, et non à conclure qu’aucune version n’existe.
Le Taux accepté est calculé avec IFERROR(COUNTIF(Livrables!J2:J151,"Accepté")/(COUNTIF(Livrables!A2:A151,"<>")-COUNTIF(Livrables!J2:J151,"Annulé")),0). Un registre vide ou composé uniquement de lignes annulées affiche donc 0,0 %, car IFERROR remplace la division impossible par 0. Une ligne de Lot laissée vide dans Paramètres reste également vide dans Synthèse.
Cas pratique : décider une relance documentaire
Les chiffres suivants proviennent des données de démonstration du classeur. Le livrable DEMO-LIV-003, intitulé Schéma armoire DEMO-TGBT, possède une Date attendue initiale au 30/08/2026, aucune Date attendue révisée, un Statut Envoyé et une Dernière relance au 04/09/2026. La Date d’analyse de démonstration est le 07/09/2026, avec une anticipation de 3 jours et une fréquence de 2 jours.
L’Échéance active reste donc le 30/08/2026. Le résultat calculé pour Écart échéance (jours) est de -8 j. Pour la Prochaine relance, le classeur compare le 27/08/2026, soit trois jours avant l’échéance, avec le 06/09/2026, soit deux jours après la dernière relance. MAX retient le 06/09/2026.
Comme le 06/09/2026 est antérieur à la Date d’analyse, la ligne correspond à une relance due. Avant de relancer, le registre permet de vérifier que la Version C, émise le 31/08/2026, est déclarée courante et que Contrôle affiche OK. La décision opérationnelle est de relancer sur cette version identifiée, sous réserve que les données de démonstration aient été remplacées par les informations réelles du chantier.
Erreurs concrètes et corrections sûres
- Symptôme : Contrôle affiche Identifiant en double. Cause plausible : le même Identifiant apparaît sur plusieurs lignes de Livrables, notamment après un collage. Vérification ou correction sûre : recherchez toutes les occurrences, confirmez s’il s’agit d’un doublon ou de deux livrables distincts, puis attribuez un identifiant unique sans modifier les formules. Effet attendu : Contrôle passe à OK si les autres champs requis sont présents.
- Symptôme : Contrôle affiche À compléter. Cause plausible : Intitulé, Auteur prévu, Date attendue initiale ou Statut manque dans Livrables ; dans Versions, Version, Date d’émission, Auteur/émetteur ou Version courante peut être vide. Vérification ou correction sûre : renseignez la donnée réellement connue dans la cellule de saisie correspondante. Effet attendu : le contrôle disparaît et les calculs dépendants peuvent être produits.
- Symptôme : Livrables affiche Version courante absente alors que Statut vaut Envoyé, À corriger ou Accepté. Cause plausible : aucune ligne de Versions ne porte le même Identifiant livrable avec Oui dans Version courante. Vérification ou correction sûre : comparez les identifiants caractère par caractère, complétez la ligne d’émission et marquez une seule version Oui. Effet attendu : Date version courante, Version courante et Auteur de la version se remplissent.
- Symptôme : Versions affiche Plusieurs versions courantes. Cause plausible : plusieurs émissions du même Identifiant livrable sont marquées Oui. Vérification ou correction sûre : identifiez l’émission réellement applicable, conservez Oui sur cette ligne et affectez Non aux précédentes. Effet attendu : Contrôle revient à OK et Livrables récupère une référence courante non ambiguë.
- Symptôme : les champs de version restent vides ou une erreur de fonction apparaît. Cause plausible : absence de clé courante, identifiant différent ou fonction XLOOKUP non reconnue dans l’environnement d’ouverture. Vérification ou correction sûre : contrôlez d’abord Identifiant livrable, Version courante et Clé courante dans Versions ; n’écrasez pas les formules de Livrables. Si XLOOKUP n’est pas reconnue, ouvrez le fichier dans une version d’Excel qui la prend en charge ou vérifiez les correspondances manuellement. Effet attendu : les informations de version sont de nouveau remontées sans saisie directe dans les colonnes calculées.
Adapter les paramètres sans casser les calculs
Vous pouvez modifier la Date d’analyse et choisir des valeurs comprises entre 0 et 365 jours pour Anticipation de relance, Fréquence après relance et Horizon « à venir ». La Date d’analyse doit être actualisée à chaque revue : elle ne se met pas à jour seule.
Les listes de Paramètres alimentent les choix de Lot, Catégorie, Statut, Priorité et Version courante. Ajoutez ou remplacez des valeurs uniquement dans les emplacements prévus. Les calculs testent directement les libellés Accepté, Annulé, Envoyé, À corriger et Oui ; conservez-les si vous ne prévoyez pas de reprendre les formules associées.
Dans Livrables, préservez les colonnes calculées Échéance active, Date version courante, Version courante, Auteur de la version, Écart échéance (jours), Prochaine relance et Contrôle. Dans Versions, ne saisissez rien directement dans Clé courante et Contrôle. Les zones techniques placées à droite des registres servent aux listes et aux liaisons internes.
Comparaison avec une feuille vide et une liste manuelle
Le classeur convient à un suivi documentaire récurrent, mais il n’est pas systématiquement préférable à une méthode plus simple. La comparaison porte sur la préparation, les calculs, les contrôles et le contexte d’usage.
| Critère | Classeur de suivi | Feuille vide | Liste manuelle |
|---|---|---|---|
| Mise en place | Quatre feuilles déjà reliées, avec registres et paramètres. | Colonnes, règles et présentation à construire selon le besoin. | Liste libre rapide à commencer, sans structure imposée. |
| Calculs | Échéance active, écart en jours, prochaine relance, version courante et synthèse par Lot. | Aucun calcul tant que les formules ne sont pas créées. | Dates, retards et relances à interpréter manuellement. |
| Contrôles de saisie | Listes, bornes de dates, contrôle d’unicité et messages de cohérence. | Contrôles à définir et à maintenir. | Cohérence reposant sur la relecture de la personne qui tient la liste. |
| Usage préférable | Revue périodique de plusieurs livrables et de leurs émissions. | Besoin très spécifique nécessitant une structure entièrement personnalisée. | Quelques éléments temporaires sans historique détaillé des versions. |
Choisissez ce classeur si vous devez relier échéances, relances et versions dans une revue régulière. Une feuille vide reste préférable si vos champs ou règles diffèrent fortement ; une liste manuelle suffit pour un besoin ponctuel de très faible volume.
Capacités et limites d’utilisation
Le registre est prévu pour 150 lignes dans Livrables et 200 lignes dans Versions. Au-delà, il faut étendre avec précaution les tableaux, les formules, les validations et les plages utilisées par Synthèse ; l’extension n’est pas automatique.
Il s’agit d’un support de suivi périodique. Il ne comporte ni macro, ni graphique, ni synchronisation, ni notification. La personne chargée du chantier doit saisir les mises à jour, modifier la Date d’analyse et consulter les Relances dues.
Le fichier enregistre des références documentaires, pas les documents eux-mêmes. Il ne suit ni l’avancement physique, ni les coûts, ni la conformité technique. Il ne constitue pas un document officiel, une certification ou une garantie de conformité.
La structure du classeur et la logique des calculs sont associées à Luc Martin. Les guides d’utilisation et la cohérence éditoriale sont associés à Claire Bernard.
Questions fréquentes
La Date attendue révisée remplace-t-elle la date initiale ?
Oui. Lorsqu’elle est renseignée, Date attendue révisée devient l’Échéance active. Si elle reste vide, le calcul conserve Date attendue initiale. La date initiale n’est donc pas effacée et reste disponible pour la lecture de l’historique.
Comment la version courante remonte-t-elle dans Livrables ?
Versions génère une Clé courante lorsqu’une émission porte Oui dans Version courante. XLOOKUP recherche ensuite cette clé à partir de l’Identifiant de Livrables et renvoie Date d’émission, Version et Auteur/émetteur. Les identifiants doivent être strictement identiques et une seule émission doit être marquée Oui.
Que se passe-t-il avec les statuts Accepté et Annulé ?
Pour ces deux statuts, Écart échéance (jours) et Prochaine relance restent vides. Ils ne sont donc pas comptés parmi les retards ou les relances dues. Les lignes Annulé sont aussi retirées du dénominateur du Taux accepté.
Peut-on ajouter plus de 150 livrables ?
La structure fournie couvre 150 livrables et 200 émissions. Un dépassement demande d’étendre les tableaux, les formules, les validations et les plages de Synthèse. Ajoutez des lignes uniquement si vous savez reporter l’ensemble de ces éléments, puis testez les compteurs et les contrôles sur une copie.
Le fichier envoie-t-il automatiquement les relances ?
Non. Prochaine relance calcule une date et Synthèse compte les relances arrivées à échéance, mais aucun message ou rappel n’est envoyé. Vous devez actualiser Date d’analyse, consulter les lignes concernées et effectuer la relance par votre canal habituel.
Pourquoi une Date d’émission peut-elle être refusée ?
Dans Versions, Date d’émission doit être une date reconnue par Excel, comprise entre le 01/01/2020 et la Date d’analyse. Vérifiez le format jj/mm/aaaa et la Date d’analyse définie dans Paramètres avant de corriger la saisie.
À propos des auteurs
Luc MartinStructure des classeurs et logique des calculs
Claire BernardGuides d’utilisation et cohérence éditoriale
