Ce registre Excel centralise jusqu’à 200 demandes qui modifient le périmètre prévu d’un chantier. Il permet à l’équipe chargée du suivi de renseigner l’origine, le lot, la zone, le motif, le statut et la décision associés à chaque demande.
La feuille Synthèse restitue les volumes, les coûts et les délais retenus, ainsi que plusieurs points d’attention. Ces valeurs restent des estimations internes : elles préparent un arbitrage, mais ne remplacent ni un chiffrage validé, ni un ordre de service, ni une pièce contractuelle.
Ce que ce tableau aide à suivre
- Conserver une trace structurée de chaque demande et de son périmètre inclus ou exclu.
- Préparer une décision interne à partir du motif, du statut et des impacts estimés.
- Repérer les réponses en retard, les saisies incomplètes et les seuils dépassés.
- Lire séparément le coût estimé sans décision et les coûts ou délais effectivement retenus.
Contenu du classeur
Commencer à l’utiliser
1. Régler la date et les seuils
Dans Paramètres, remplacez la Date d’analyse par la date de votre revue au format jj/mm/aaaa. Vérifiez le Seuil d’alerte coût HT, le Seuil d’alerte délai (jours) et les listes proposées avant de saisir le registre.
2. Remplacer les données fictives
Dans Modifications, renseignez les cellules jaunes. Commencez par un ID modification unique, puis complétez Date de demande, Demandeur (rôle ou entité), Lot, Zone, Objet, Description, Motif, Priorité, Statut et Date de réponse cible. Une ligne sans identifiant est considérée comme inutilisée.
3. Estimer puis décider
Complétez Coût estimé HT, Impact délai estimé (jours) et Niveau de confiance avec les informations disponibles. Après arbitrage, renseignez Décision, Date de décision, Coût retenu HT et Délai retenu (jours). Ne remplacez pas une valeur inconnue par zéro.
4. Contrôler et clôturer
Préservez les formules des colonnes W à Y. Vérifiez Jours ouverts, Alerte et Qualité de saisie, puis consultez Synthèse. Avant de choisir Clôturée, contrôlez que Décision et Date de décision correspondent bien à l’arbitrage effectué.
Organisation des quatre feuilles
Le fichier sépare la saisie, les réglages, les résultats et les consignes afin d’éviter de mélanger une donnée utilisateur avec un résultat calculé.
- Modifications contient 200 lignes de demande, de la ligne 5 à la ligne 204. Les champs vont de ID modification à Référence interne, puis les résultats calculés occupent Jours ouverts, Alerte et Qualité de saisie.
- Synthèse compte les demandes par Statut et Décision. Elle totalise aussi Coût estimé sans décision, Coût retenu et Délai retenu indicatif.
- Paramètres regroupe Date d’analyse, Délai cible de réponse (jours), les deux seuils d’alerte et les listes utilisées par les menus déroulants.
- Mode d’emploi définit chaque Statut et rappelle les règles applicables aux identifiants, aux dates, aux montants et aux délais.
La ligne FICTIF-001 et les autres données de chantier fictives servent uniquement de démonstration. Remplacez-les par vos propres saisies avant d’utiliser les indicateurs.
Données à renseigner pour instruire une modification
Commencez par identifier la demande avec ID modification et Date de demande. Demandeur (rôle ou entité), Lot, Zone, Objet et Description permettent ensuite de la retrouver lors d’une revue de chantier.
Périmètre inclus et Périmètre exclu servent à poser la limite de l’intervention. Motif, Priorité, Statut, Responsable de l’instruction et Date de réponse cible organisent son instruction. Coût estimé HT, Impact délai estimé (jours) et Niveau de confiance décrivent une estimation, non un engagement.
Après décision, renseignez Décision et Date de décision, puis distinguez les valeurs retenues dans Coût retenu HT et Délai retenu (jours). Référence interne peut recevoir votre numéro de fiche, de devis ou de compte rendu, sans transformer le registre en pièce officielle.
Lecture des calculs et traitement des cellules vides
Dans Modifications, Jours ouverts repose sur IF et MAX : =IF(A5="","",IF(N5<>"",MAX(0,N5-B5),MAX(0,'Paramètres'!$B$2-B5))). Si ID modification est vide, le résultat reste vide. Si Date de décision est renseignée, le calcul mesure l’écart avec Date de demande ; sinon, il utilise Date d’analyse. Il s’agit de jours calendaires, pas de jours ouvrés.
Alerte assemble avec TEXTJOIN plusieurs contrôles, notamment Réponse en retard, Coût élevé, Délai élevé et Décision manquante. Les dépassements sont stricts : une estimation égale au seuil n’est pas signalée comme supérieure. Qualité de saisie vérifie dix champs précis : Date de demande, Demandeur (rôle ou entité), Lot, Zone, Objet, Description, Motif, Priorité, Statut et Date de réponse cible. La mention Complet ne signifie donc pas que les 25 colonnes sont renseignées.
Dans Synthèse, COUNTIF et COUNTIFS calculent les volumes, tandis que SUMIFS additionne les coûts et délais correspondant aux critères. Le Taux d’intégration utilise =IFERROR(COUNTIF(Modifications!$M$5:$M$204,"Intégrer")/COUNTIF(Modifications!$M$5:$M$204,"<>"),""). Lorsqu’aucune Décision n’est saisie, la division serait impossible et IFERROR renvoie une cellule vide, jamais 0 %. Dans ce classeur, vide signifie non renseigné : une cellule de montant vide n’ajoute rien au total, mais ne prouve pas que l’impact vaut zéro.
Cas pratique : interpréter une modification clôturée
La ligne FICTIF-001 est une donnée de démonstration fictive. Elle porte sur le lot Cloisons, avec une Date de demande au 18/08/2026, une Date de décision au 25/08/2026, le Statut Clôturée et la Décision Intégrer.
Le résultat Jours ouverts est de 7, car la formule soustrait le 18/08/2026 du 25/08/2026. Le Coût estimé HT de 2 450,00 € reste inférieur au Seuil d’alerte coût HT de 10 000,00 €, et l’Impact délai estimé (jours) de 2 reste inférieur au seuil de 5 jours. Sur ces contrôles, la ligne ne relève donc ni de Coût élevé ni de Délai élevé. Le statut Clôturée exclut également la règle Réponse en retard, tandis que Décision est bien renseignée.
Comme Coût retenu HT vaut 2 450,00 € et Décision vaut Intégrer, cette ligne contribue pour 2 450,00 € à l’indicateur Coût retenu de Synthèse. Elle peut être lue comme une demande intégrée et instruite en sept jours calendaires. Le total général peut toutefois inclure d’autres lignes du registre.
Erreurs courantes et corrections sûres
Ne modifiez pas les formules de Synthèse ni celles des colonnes W, X et Y pour corriger une donnée. Recherchez d’abord l’anomalie dans les cellules de saisie ou dans Paramètres.
- Symptôme : un ID modification est refusé ou signalé comme doublon. Cause plausible : le même identifiant existe déjà dans A5:A204. Vérification ou correction sûre : recherchez cet identifiant dans toute la colonne et attribuez un numéro interne réellement unique à la nouvelle demande. Effet attendu : la ligne n’est plus signalée comme doublon.
- Symptôme : Jours ouverts affiche une valeur anormalement élevée. Cause plausible : ID modification est renseigné mais Date de demande est vide ou incorrecte. Vérification ou correction sûre : contrôlez la date en colonne B, comprise entre le 01/01/2020 et le 31/12/2100, puis vérifiez Date d’analyse dans Paramètres. Effet attendu : la durée est recalculée à partir d’une date valide.
- Symptôme : Taux d’intégration reste vide dans Synthèse. Cause plausible : aucune cellule Décision n’est encore renseignée, donc IFERROR masque une division par zéro. Vérification ou correction sûre : contrôlez la colonne M et choisissez une valeur seulement pour les arbitrages réellement effectués. Effet attendu : le ratio apparaît dès qu’au moins une décision est saisie.
- Symptôme : Alerte affiche une erreur de fonction ou la mention _xlfn.TEXTJOIN. Cause plausible : la version d’Excel utilisée ne prend pas en charge TEXTJOIN. Vérification ou correction sûre : vérifiez la disponibilité de cette fonction et ouvrez le fichier dans une version d’Excel qui la gère, sans écraser les formules de la colonne X. Effet attendu : les libellés d’alerte sont de nouveau assemblés dans une même cellule.
Comparaison avec une feuille vide ou une liste manuelle
Le registre convient à un suivi récurrent qui exige les mêmes champs et une synthèse calculée. Une feuille vide ou une liste manuelle laisse davantage de liberté immédiate, mais demande de définir soi-même les contrôles et les règles de lecture.
| Critère | Registre Excel fourni | Feuille vide | Liste manuelle libre |
|---|---|---|---|
| Cadre de saisie | 25 champs définis, dont périmètre, impacts, statut et décision | Colonnes à concevoir selon le besoin | Structure libre, adaptée à quelques notes |
| Contrôles | Identifiant unique, dates encadrées, valeurs positives et listes déroulantes | Contrôles à créer avant utilisation | Vérification visuelle par le rédacteur |
| Restitution | Indicateurs calculés par COUNTIF, COUNTIFS, SUMIFS et IFERROR | Formules et critères à construire | Recomptage nécessaire pour consolider |
| Adaptation | Seuils et listes modifiables dans Paramètres, dans des plages définies | Liberté complète de conception | Modification immédiate sans dépendance de formule |
Choisissez ce registre si vous devez comparer régulièrement les demandes et documenter une décision interne. Une feuille vide est préférable pour un processus très atypique nécessitant d’autres champs ; une liste manuelle peut suffire pour quelques demandes ponctuelles sans total ni suivi des délais.
Adaptations possibles et limites à préserver
Vous pouvez adapter Date d’analyse, les seuils et les catégories dans Paramètres. Les listes utilisent toutefois des plages fixes : Lots D2:D13, Motifs E2:E8, Priorités F2:F5, Statuts G2:G7, Décisions H2:H4 et Confiance I2:I4. Une valeur ajoutée hors de ces plages ne sera pas automatiquement proposée dans Modifications.
Préservez les libellés des Statuts et des Décisions si vous ne modifiez pas aussi les formules. Synthèse recherche explicitement Nouvelle, À analyser, Chiffrage en cours, Soumise à décision, Clôturée, Annulée, Intégrer, Ne pas intégrer et À réétudier. Leur renommage fausserait les comptages. Le champ Délai cible de réponse (jours) est un repère paramétrable, mais Date de réponse cible reste une saisie utilisateur : aucune formule ne calcule cette date en colonne S.
Les calculs de Synthèse s’arrêtent à la ligne 204. Une extension au-delà de 200 demandes exige donc de prolonger de façon contrôlée la table, les validations et toutes les plages de formules. Ce fichier est un support de suivi périodique sans graphique, macro, notification ni mise à jour en temps réel. Il ne constitue ni un document officiel, ni une certification, ni une garantie de conformité ou de maîtrise des coûts et délais.
Questions fréquentes
Que compte exactement l’indicateur Demandes actives ?
Demandes actives compte les lignes dont ID modification est renseigné et dont Statut n’est ni Clôturée ni Annulée. Une ligne avec un identifiant mais un Statut vide entre donc dans ce total ; vérifiez Qualité de saisie avant d’interpréter l’indicateur.
Où faut-il actualiser la date de revue du registre ?
Renseignez Date d’analyse dans Paramètres, cellule B2, au format jj/mm/aaaa. Cette date est reprise dans Synthèse et Modifications ; elle sert au calcul de Jours ouverts lorsque Date de décision est vide et au contrôle des réponses en retard.
Les jours ouverts correspondent-ils à des jours ouvrés ?
Non. La formule soustrait directement deux dates et renvoie des jours calendaires avec un minimum de zéro. Elle ne retire ni les samedis, ni les dimanches, ni les jours fériés.
Une cellule de coût ou de délai vide vaut-elle zéro ?
Non. Une cellule vide signifie que la valeur n’est pas renseignée. Les additions n’augmentent pas lorsqu’un montant retenu est vide, mais cette absence ne doit pas être interprétée comme un coût ou un délai nul.
Peut-on enregistrer plus de 200 modifications ?
Pas sans adaptation. Les lignes prévues vont de 5 à 204 et les formules de Synthèse utilisent ces mêmes bornes. Pour dépasser cette capacité, il faut étendre ensemble la table, les validations, les formules W à Y et les plages utilisées par Synthèse, puis vérifier les résultats sur quelques lignes témoins.
À propos des auteurs
Luc MartinStructure des classeurs et logique des calculs
Claire BernardGuides d’utilisation et cohérence éditoriale
