Ce classeur Excel au format XLSX sert à consigner les questions techniques d’un chantier, leurs émetteurs, leurs destinataires, les réponses attendues et les impacts potentiels. Il s’adresse à la personne qui prépare les relances ou examine les points ouverts avant une réunion de coordination.
Les demandes sont lues par rapport à une date d’analyse commune. Le fichier calcule leur ancienneté, leur retard et une alerte, mais les seuils restent des hypothèses internes à vérifier selon le cadre du chantier.
Ce que ce tableau aide à suivre
- Chaque question technique conserve son contexte, son interlocuteur, son échéance et sa référence documentaire sur une même ligne.
- Les demandes arrivées à échéance sont séparées des retards critiques selon des seuils modifiables.
- Les incohérences entre l’état déclaré et la date de réponse complète sont signalées avant la clôture d’une demande.
- La synthèse donne un décompte des demandes actives, des retards et des réponses à la date d’analyse choisie.
Contenu du classeur
Commencer à l’utiliser
1. Régler la date et les seuils
Dans Paramètres, renseignez DateAnalyse — date d’analyse, puis vérifiez SeuilRelance — jours et SeuilCritique — jours. Les cellules jaunes sont prévues pour la saisie. Le seuil critique doit être un nombre entier supérieur ou égal au seuil de relance.
2. Enregistrer la demande
Dans Demandes, commencez par ID demande, Objet de la demande et Date d’émission. Complétez ensuite Lot, Zone, Question technique, Émetteur, Destinataire, Référence document, Réponse attendue le, Priorité, Impact potentiel et État. Utilisez les listes proposées pour Lot, Priorité, Impact potentiel et État.
3. Mettre à jour les échanges
Après chaque action, renseignez Dernière relance et Nombre de relances. Lorsqu’une réponse est complète, faites correspondre État avec Date de réponse complète et résumez la décision dans Réponse synthétique. Les données comportant la mention « FICTIF » sont des démonstrations à remplacer.
4. Lire les résultats calculés
Conservez les colonnes R à T : elles portent les formules de Jours ouverts, Jours de retard et Alerte. Dans Synthèse, contrôlez Alerte, les demandes actives, le taux répondu et l’âge moyen actif avant de décider d’une relance.
Contenu du registre des demandes
Demandes contient 200 lignes de saisie dans la table tDemandes. Les champs décrivent l’identification, le contexte et le traitement de chaque question.
- Identification : ID demande, Lot, Zone, Objet de la demande et Question technique.
- Interlocuteurs et pièce associée : Émetteur, Destinataire et Référence document.
- Échéance et enjeu : Date d’émission, Réponse attendue le, Priorité et Impact potentiel.
- Suivi : État, Dernière relance, Nombre de relances, Date de réponse complète et Réponse synthétique.
- Résultats calculés : Jours ouverts, Jours de retard et Alerte.
Synthèse regroupe les indicateurs et les décomptes par alerte. Paramètres contient la date de lecture, les deux seuils et les listes autorisées utilisées par les contrôles de saisie.
Calcul des jours, des alertes et des indicateurs
Jours ouverts suit la logique IF($A2="","",MAX(0,'Paramètres'!$B$3-$I2)). Une ligne sans ID demande reste donc vide. Sinon, le calcul soustrait Date d’émission à DateAnalyse — date d’analyse, sans produire de valeur négative.
Jours de retard applique IF, OR et MAX. Le résultat vaut 0 lorsque Réponse attendue le est vide ou lorsque État vaut Répondue ou Annulée. Dans les autres cas, il correspond à la différence positive entre la date d’analyse et l’échéance. Il s’agit de jours calendaires, sans retrait des week-ends ni des jours fériés.
Alerte vérifie d’abord la cohérence entre État et Date de réponse complète. Elle compare ensuite Jours de retard à SeuilCritique — jours, puis à SeuilRelance — jours, avant de rechercher une échéance située entre la date d’analyse et les deux jours suivants. Les résultats possibles sont Incohérence, Retard critique, À relancer, Échéance proche et RAS.
Dans Synthèse, COUNTIF et COUNTIFS établissent les décomptes. IFERROR renvoie un zéro de repli pour Taux répondu lorsque le registre ne contient aucun ID, et pour Âge moyen actif lorsqu’aucune demande active ne peut être moyennée. Ce zéro signifie qu’aucun résultat n’est calculable ; il ne prouve ni un taux réel de 0 % ni une absence de délai.
Cas pratique : interpréter une demande CVC en retard
Les valeurs suivantes proviennent d’une ligne de démonstration fictive. DateAnalyse — date d’analyse est fixée au 07/09/2026. La demande DI-FICTIF-001 a été émise le 25/08/2026, avec une réponse attendue le 02/09/2026. Son État est Envoyée, sa Priorité est Haute et son Impact potentiel est Planning. Une Dernière relance est saisie au 04/09/2026, avec un Nombre de relances égal à 1.
Le résultat calculé est de 13 pour Jours ouverts et de 5 pour Jours de retard. Avec SeuilRelance — jours fixé à 1 et SeuilCritique — jours fixé à 7, Alerte affiche À relancer. La demande est donc échue sans avoir encore atteint le seuil critique.
La décision opérationnelle consiste d’abord à vérifier si une réponse complète a été reçue depuis la dernière mise à jour. Si ce n’est pas le cas, relancez le Destinataire en rappelant Référence document et l’impact Planning. Si une réponse existe, renseignez Date de réponse complète, Réponse synthétique et l’État correspondant avant de relire l’alerte.
Erreurs courantes et corrections sûres
Alerte affiche Incohérence
Symptôme : la demande apparaît en Incohérence. Cause plausible : État vaut Répondue sans Date de réponse complète, ou une date de réponse est présente alors que l’état n’est pas Répondue. Vérification ou correction : comparez ces deux champs avec l’échange reçu, puis corrigez uniquement la donnée erronée. Effet attendu : l’alerte revient à un état lié à l’échéance ou à RAS.
Jours de retard reste à 0 sur une ancienne demande
Symptôme : aucun retard n’est calculé malgré une Date d’émission ancienne. Cause plausible : Réponse attendue le est vide, ou État vaut Répondue ou Annulée. Vérification ou correction : contrôlez l’échéance convenue et l’état réel ; renseignez la date seulement si elle est établie. Effet attendu : le retard est recalculé à partir de cette échéance lorsque la demande reste ouverte.
Une date est refusée
Symptôme : Excel bloque Date d’émission ou Réponse attendue le. Cause plausible : la valeur est du texte, sort de la période du 01/01/2020 au 31/12/2100, ou l’échéance précède l’émission. Vérification ou correction : saisissez une véritable date au format jj/mm/aaaa et vérifiez l’ordre chronologique. Effet attendu : la saisie est acceptée et les calculs utilisent une valeur de date.
Les colonnes calculées restent vides ou figées
Symptôme : Jours ouverts, Jours de retard ou Alerte ne réagit pas. Cause plausible : ID demande est vide ou une formule de R, S ou T a été remplacée. Vérification ou correction : renseignez l’identifiant ; si la formule a disparu, recopiez-la depuis une ligne adjacente intacte de la même colonne ou repartez d’une copie propre. Effet attendu : les références de ligne s’ajustent et le résultat suit de nouveau DateAnalyse — date d’analyse.
Comparaison avec une feuille vide et une liste manuelle
Le registre convient lorsque plusieurs demandes doivent être relues selon une même date et des règles communes. Une feuille vide ou une liste manuelle laisse davantage de liberté, mais demande de définir séparément les champs et les méthodes de recompte.
| Critère | Registre Excel | Feuille vide | Liste manuelle |
|---|---|---|---|
| Structure | 20 champs définis sur 200 lignes. | Champs et ordre à construire. | Format libre selon le support retenu. |
| Contrôles de saisie | Listes, plages de dates, nombres entiers et longueurs contrôlés. | Contrôles à créer si nécessaire. | Cohérence dépendant de la méthode de saisie. |
| Lecture du vieillissement | Jours ouverts, Jours de retard et Alerte calculés à DateAnalyse — date d’analyse. | Formules ou lecture manuelle à préparer. | Dates à comparer et retards à recompter. |
| Vue d’ensemble | Indicateurs et décompte des cinq alertes dans Synthèse. | Synthèse à concevoir. | Récapitulatif à établir séparément. |
| Adaptation | Seuils et listes modifiables dans les plages prévues. | Grande liberté de structure initiale. | Modification immédiate, adaptée à un faible volume ponctuel. |
Choisissez ce registre si vous avez besoin d’une lecture répétable des échéances et des relances. Une feuille vide est préférable lorsque vos champs diffèrent profondément des 20 colonnes prévues. Une liste manuelle peut suffire pour quelques questions ponctuelles sans besoin de calcul ni de synthèse.
Adapter les paramètres sans rompre les calculs
Dans Paramètres, vous pouvez ajuster DateAnalyse — date d’analyse, SeuilRelance — jours et SeuilCritique — jours. Les seuils acceptent des nombres entiers de 0 à 365, et le seuil critique doit rester supérieur ou égal au seuil de relance.
Les listes prévues couvrent Lots autorisés, Priorités, Impacts potentiels et États. Vous pouvez remplacer leur contenu dans les plages existantes pour reprendre le vocabulaire du chantier. Conservez toutefois les libellés Répondue et Annulée si vous ne révisez pas les formules : ces deux valeurs sont écrites directement dans les calculs de retard, d’alerte et de synthèse.
La capacité actuelle s’arrête à la ligne 201, soit 200 demandes. Pour aller au-delà, il faut étendre ensemble la table tDemandes, les formules, les validations et les plages de Synthèse, qui pointent sur les lignes 2 à 201. Ajouter uniquement des lignes sous la table risquerait de laisser des demandes hors des indicateurs.
Limites à connaître avant le suivi
Ce fichier est un support périodique interne. Il ne comporte ni macro, ni graphique, ni lien externe, ni synchronisation en temps réel. Il ne constitue pas un ERP, un document officiel, une certification ou une garantie de conformité contractuelle, juridique ou réglementaire.
- Les délais sont calculés en jours calendaires à partir de la date d’analyse saisie.
- Une échéance vide produit 0 dans Jours de retard et ne déclenche pas de relance fondée sur le délai.
- Demandes actives compte les lignes ayant un ID demande dont État n’est ni Répondue ni Annulée ; un état vide reste donc compté comme actif.
- Taux répondu divise le nombre de demandes Répondue par tous les ID demande renseignés, y compris les lignes éventuellement Annulée.
- Échéance proche peut apparaître pour une échéance future située à deux jours ou moins, y compris sur une ligne Répondue ou Annulée cohérente. Vérifiez alors manuellement État et Réponse attendue le.
- Référence document et Réponse synthétique consignent une référence et un résumé, mais n’intègrent pas la pièce source elle-même.
La structure du classeur et la logique des calculs sont associées à Luc Martin. Les guides d’utilisation et la cohérence éditoriale sont associés à Claire Bernard.
Questions fréquentes
Combien de demandes le registre peut-il contenir ?
La table tDemandes couvre les lignes 2 à 201, soit 200 demandes. Les formules, validations et indicateurs de Synthèse utilisent cette même limite. Toute extension doit donc porter sur l’ensemble de ces plages.
Comment retirer les données fictives sans effacer les formules ?
Repérez les lignes dont les valeurs comportent la mention « FICTIF », puis effacez uniquement les saisies des colonnes A à Q. Ne supprimez pas les formules des colonnes R à T. Une copie propre du fichier permet de revenir à la structure initiale en cas d’erreur.
Que se passe-t-il si Réponse attendue le reste vide ?
Jours de retard vaut 0 et aucune alerte de retard n’est calculée à partir de l’échéance. La demande peut néanmoins rester comptée comme active si ID demande est renseigné et si État n’est ni Répondue ni Annulée.
Peut-on ajouter un lot, une priorité ou un état ?
Oui, en modifiant les listes prévues dans Paramètres. Restez dans les plages utilisées par les validations. Pour les états, ne renommez pas Répondue ou Annulée sans vérifier toutes les formules qui utilisent exactement ces libellés.
Le registre remplace-t-il les échanges et pièces de chantier ?
Non. Il sert à suivre périodiquement une question, une échéance et un résumé de réponse. Les courriels, plans, visas, comptes rendus et autres pièces applicables doivent être conservés selon l’organisation documentaire du chantier.
À propos des auteurs
Luc MartinStructure des classeurs et logique des calculs
Claire BernardGuides d’utilisation et cohérence éditoriale
